さて前回は、追いコンにおける仕事とその役割・配置に関して触れました。
今回はその２です。
参加人数の把握と会場選び、についてお話いたします。
まず第一！日程と時間を定めましょう。
ここが決まらないと参加者も出欠が伝えられません。
追いコンの場合は先輩方のスケジュールやゼミの先生のスケジュールを重視する必要がありますね！
いくつか候補日を挙げて、出席者の多い日で決めるのも一つの手段だと思います。
第二！人数の把握。
当然、所属する団体の全員が参加者になる事はありません。
日程が決まったら早急に全員に伝達しスケジュールを抑えてもらいましょう。
ここで第一次出欠確認を行います。(確定人数を出す必要はありません。ゆるめでOK)
○出席 △不明・未定 ×欠席 のようにしてカウントします。
○と△を合わせた数を最大数、○を少し減らした数(当日の病欠などは必ずあります。)として把握しましょう。
これで、25名～35名のような感じで参加人数が見えてきましたね！
それでは次！
第三！会場選び。
人数が出たらキャパシティーにあった会場をピックアップしましょう。
エリアも絞っておきましょう。学校の近く、学校近くのターミナル駅。など。
渋谷駅からの近さはDeBargeが最強ですよ。徒歩1分！
いくつか候補が出てきたら、Googleの口コミなどをみて比較し、予算や設備などの条件で絞っていきましょう。
電話で候補日の空きを確認し、内見をさせてもらいましょう。
内見の際は、お店の雰囲気はさることながら、プロジェクターの大きさや有無、接続端子の確認、クロークの有無、完全貸切なのか、動線、予約人数の最終報告はいつかなど具体的な質問をpick upして望みましょう。
【ワンポイントアドバイス♪】
3月の金土19時あたりの時間帯は追いコンシーズンで予約が重なりがちです。
この辺の日にちになりそうなら早めの対応が必要です。
DeBargeのお客様ではテスト期間なども考慮して12月に予約をされる方もいます！
第四！二次会の会場選び。
必ずといって良いほど二次会の流れになりますので、会場を押さえておくのがベストです。
特に金曜の夜などは混み合います。大人数が路頭に迷うことのないよう、二次会参加のおよその人数を予想し候補のお店を最低限リストアップはしておきましょう！
それでは、宣伝です。
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